Technische Universität München

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Datenschutzhinweise zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Einstellung und Beschäftigung

Im Folgenden informieren wir Sie nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen des Einstellungsverfahrens und der Beschäftigung bei der Technischen Universität München.

1. Verantwortlich für die Datenerhebung ist:

2. Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

3. Zweck der Datenerhebung ist es, das Vorliegen der Einstellungsvoraussetzungen für den öffentlichen Dienst prüfen zu können. Hierzu werden Sie aufgefordert, folgende Erklärungen abzugeben bzw. Angaben zu machen:
• Angaben im Fragebogen zur Prüfung der Verfassungstreue, Erklärung zur Verfassungstreue und Zustimmung zur Einholung von erforderlichen Auskünften beim Landesamt für Verfassungsschutz
• Angaben im Fragebogen zu Beziehungen zur Scientology-Organisation;
• Erklärung über Vorstrafen;

Soweit aufgrund Ihres bisherigen beruflichen Werdegangs bereits Personalakten im staatlichen Bereich über Sie geführt werden, werden diese zur Einsichtnahme angefordert.

Bei einer Einstellung im Beamtenverhältnis ist zur Klärung der gesundheitlichen Eignung eine gesundheitliche
 Untersuchung erforderlich. Mit der Durchführung dieser Untersuchung beauftragen wir den für Ihren Wohnsitz zuständigen Amtsarzt.
Der beauftragte Arzt/die beauftragte Stelle übermittelt eine Bescheinigung über das Vorliegen der gesundheitlichen Eignung für den vorgesehenen Verwendungsbereich. Hinsichtlich der Übermittlung der auf Basis der gesundheitlichen Untersuchung erstellten Bescheinigung werden Sie durch den beauftragten Arzt/die beauftragte Stelle gesondert um Einwilligung gebeten.

Auf Basis der übermittelten Daten prüfen wir, ob die Einstellungsvoraussetzungen für eine Einstellung bei der Technischen Universität München gegeben sind. Kommt es zu einer Einstellung, werden im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses weitere personenbezogene Daten verarbeitet, soweit dies zur Durchführung der vertraglichen und gesetzlichen Arbeitgeberpflichten sowie zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft, erforderlich ist. Hierzu legen wir eine Personalakte an.

Rechtsgrundlagen für die Datenerhebung und Datenverarbeitung im Rahmen der Einstellung und der Beschäftigung sind Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b, Buchst. c und e DSGVO, Art. 9 Abs. 2 Buchst. b und h DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO, Art. 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und 3 BayDSG, Art. 103 BayBG, Art. 145 BayBG i. V. m. Art. 103 BayBG), § 611 BGB, § 9 BeamtStG, § 3 Abs. 5 TV-L, § 3 Abs. 5 TV-Ärzte, , § 4 TVA-L BBiG, § 4 TV-Prakt-L.

4. Ihre personenbezogenen Daten werden durch die Technische Universität München an folgende externe Stellen weitergegeben, soweit die Weitergabe der Daten jeweils erforderlich ist:
• Amtsarzt zur Prüfung der gesundheitlichen Eignung;
• bisherige Beschäftigungsstelle zur Anforderung etwaiger existierender Personalakten;
• zuständige Staatsanwaltschaft bzw. zuständiges Strafgericht im Falle etwaiger Strafverfahren;
• Landesamt für Verfassungsschutz, sofern im Rahmen der Prüfung der Verfassungstreue im öffentlichen Dienst erforderlich;

Zur Einholung der o. g. Auskünfte von Dritten wird den jeweils zuständigen Stellen unter Nennung Ihrer persönlichen Kontaktdaten mitgeteilt, dass Ihre Einstellung bei der Technischen Universität München beabsichtigt ist.

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten durch die Technische Universität München an folgende weitere externe Stellen weitergegeben, soweit die Weitergabe der Daten jeweils erforderlich ist:

• Landesamt für Finanzen als die für die Entgeltabrechnung und -auszahlung zuständige Stelle;
• Bayerische Landesanstalt für Landwirtschaft für die Mitarbeiter/innen, die dem Rahmentarifvertrag für Arbeitnehmer in der Land- und Forstwirtschaft oder dem Rahmentarifvertrag für Auszubildende in der Land- und Forstwirtschaft unterliegen;
• Bayerische Staatsbrauerei Weihenstephan, für die Mitarbeiter/innen, die dem Manteltarifvertrag für das Braugewerbe in Bayern unterliegen;
• Gewerbeaufsichtsamt zur Meldung von Schwangerschaften;
• aufgrund nachgewiesener Schwerbehinderteneigenschaft bzw. Gleichstellung übermittelt die Technische Universität München Ihre personenbezogenen Daten in Form eines Verzeichnisses der in ihrem Bereich tätigen schwerbehinderten und gleichgestellten Beschäftigten an die zuständige oberste Dienstbehörde. Diese ist gem. § 154 Abs. 2 Nr. 2 SGB IX für die Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung nach § 163 Abs. 2 SGB IX zuständig (u. a. Weiterleitung des Verzeichnisses an die Bundesagentur für Arbeit);
• Im Falle Ihrer Zustimmung zur Durchführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) nach Arbeitsunfähigkeit von über 6 Wochen innerhalb der letzten 12 Monate erfolgt die Weitergabe von personenbezogenen Daten an die B·A·D Gesundheitsvorsorge und Sicherheitstechnik GmbH als BEM-Beauftragten der TUM;
• Bayerisches Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst sowie das Bayerische Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat im Rahmen der Fach- und Rechtsaufsicht;
• Rechnungsprüfungsämter und Bayerischer Oberster Rechnungshof gemäß den Anforderungen der Rechnungsprüfungsbehörden im Rahmen der gesetzlichen Rechnungsprüfung;
• Im Rahmen einer Überprüfung von öffentlich geförderten Drittmittelprojekten durch den Drittmittelgeber (z.B. durch DFG, BMBF, EU).

Soweit Ihre persönlichen Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden, erfolgt der technische Betrieb unserer Datenverarbeitungssysteme durch die staatlichen Rechenzentren sowie das Landesamt für Finanzen als Auftragsverarbeiter.

5. Die Verarbeitung Ihrer Personaldaten (Speicherung, Löschung bzw. Vernichtung) richtet sich im Rahmen des Beamtenverhältnisses nach Art. 103 ff. BayBG (insb. Art. 110 BayBG) und im Beschäftigungsverhältnis nach § 611 BGB sowie nach Art. 145 BayBG i. V. m. Art. 103 bis Art. 111 BayBG (insb. Art. 110 BayBG).
6. Weiterhin möchten wir Sie über die Ihnen zustehenden Rechte nach der DSGVO informieren:
• Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO, Art. 107 BayBG, Art. 145 Absatz 2 BayBG i. V. m. Art. 107 BayBG), § 3 Abs. 6 TV-L, § 3 Abs. 6 TV-Ärzte, § 6 Abs. 1 TVA-L BBiG, § 6 TV-Prakt-L).
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 Abs. 1 DSGVO).
• Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Sollten Sie von Ihnen oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die Technische Universität München, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Data protection information for processing personal data in connection with recruiting and employment

In accordance with Art. 13 of the General Data Protection Regulation of the European Union (GDPR), the following is to inform you on the processing of personal data in connection with recruiting and employment at the Technical University of Munich.

1. Controller for data collection:

2. The data protection officer may be reached at:

3. The purpose of collecting your data is to assess your eligibility for employment in the public service . For this reason, we request that you complete and submit the following declarations and/or information:

·          Fragebogen zur Prüfung der Verfassungstreue (Questionnaire for the assessment of loyalty to the German Constitution), Erklärung zur Verfassungstreue (Declaration on loyalty to the German Constitution) and consent to requesting necessary information from the Landesamt für Verfassungsschutz (State Office for the Protection of the Constitution)

·          Fragebogen zu Beziehungen zur Scientology-Organisation (Questionnaire on Affiliation to the Scientology Organization);

·          declaration of criminal record.

Where personnel files exist from your prior employment with a public employer, these will be requested for inspection.

For employment as Beamter/Beamtin, a medical examination by a public health officer will be required to assess your suitability in terms of health. For this purpose, we will call upon the services of the public health officer in charge of your place of residence. The public health officer will submit a certificate of medical clearance to confirm that you are fit to perform the position intended. The public health officer will request your consent to sending us the certificate issued after your medical examination.

Based on the data received, we assess whether you meet the requirements for employment at the Technical University of Munich. If your application is successful and you are employed by us we may collect additional personal data provided this is necessary to carry out contractual and legal employer obligations as well as organizational, human resources and social measures, in particular for human resources administration and/or management. For this purpose, we will create a personnel file.

The legal basis for collecting and processing your data in the context of recruiting and employment is set out in Art. 6(1), sentence 1(b), (c) and (e) of the GDPR, Art. 9(2), (b) and (h) of the GDPR, Art. 88(1) of the GDPR, Art. 8(1), sentence 1, Nos. 2 and 3 of the Bavarian Data Protection Act (BayDSG), Art. 103 of the Bavarian Civil Service Act (BayBG), Art. 145 of the Bavarian Civil Service Act in conjunction with Art. 103 of the Bavarian Civil Service Act, § 611 of the German Civil Code (BGB), § 9 of the Act on the Status of Civil Servants (BeamtStG), § 3(5) of the Collective Agreement for the Civil Service of the German Länder (TV-L), § 3(5) of the Collective Agreement for Physicians (TV-Ärzte), § 4 of the Collective Agreement for Apprentices of the German Länder in Apprenticeship Training pursuant to the Vocational Training Act (TVA-L BBiG), and § 4 of the Collective Agreement for Trainees in Public Service (TV-Prakt-L).

4. TUM will transmit your personal data to the following external entities where this is necessary:

·          public health officer to assess your fitness for employment;

·          most recent employer to request personnel files, if any;

·          competent public prosecutor’s office or criminal court in the event of criminal proceedings;

·          Landesamt für Verfassungsschutz (State Office for the Protection of the Constitution), where necessary for assessing your loyalty to the German constitution.

To collect information from the above entities, we will communicate your personal data and inform them that the Technical University of Munich intends to employ you.

While you are employed, TUM will send your personal data, where necessary, to the external entities listed below:

·          Landesamt für Finanzen (State Finance Office) - responsible for payroll accounting and payment of salaries;

·          Bayerische Landesanstalt für Landwirtschaft (Bavarian State Research Center for Agriculture) for employees who are governed by the Rahmentarifvertrag für Arbeitnehmer in der Land- und Forstwirtschaft (Collective Agreement for the Agriculture and Forestry Sector) or apprentices who are governed by the Rahmentarifvertrag für Arbeitnehmer in der Land- und Forstwirtschaft (Collective Agreement for the Agriculture and Forestry Sector);

·          Bayerische Staatsbrauerei Weihenstephan (Bavarian State Brewery Weihenstephan) for employees who are governed by the Manteltarifvertrag für das Braugewerbe in Bayern (Collective Agreement for the Brewery Sector in Bavaria);

·          Gewerbeaufsichtsamt (Trade Supervisory Office) - must be informed of all pregnancies;

·          competent superior government office – TUM will submit personal data records of TUM employees with severe disabilities or persons whose disability is classified as being equivalent to a severe disability to the competent superior government office. Pursuant to § 154(2) No. of the German Social Code, Book IX (SGB IX), this office is responsible for complying with the legal requirements stipulated in § 163(2) of the German Social Code, Book IX (SGB IX), including the submission of the records to the Bundesagentur für Arbeit (Federal Employment Agency);

·          B A D Gesundheitsvorsorge und Sicherheitstechnik GmbH – subject to the employee’s consent, TUM will send the personal data to its authorized agent for integration management, for the purpose of conducting an integration management program (BEM) in the event that an employee was on sick leave for more than six weeks within the past twelve months;

·          Bayerisches Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst (Bavarian State Ministry of Science and the Arts) and the Bayerisches Staatsministerium der Finanzen und für Heimat (Bavarian State Ministry of Finance and Regional Identity) as functional and legal supervisory bodies;

·          Rechnungsprüfungsämter (Audit Offices) and the Bayerischer Oberster Rechnungshof (Bavarian Supreme Audit Office) to comply with the requirements of the audit authorities within the scope of statutory auditing;

·          Third party funding agencies for the purpose of examining publicly funded third party projects (such as DFG, BMBF, EU).

If your personal data is processed and stored electronically, the data processing systems we use are operated by the state computer centers and the State Finance Office, acting in the capacity of processors.

5. For Beamte, Art. 103 et seq. of the Bavarian Civil Service Act (BayBG), in particular Art. 110, shall apply to the processing of personal data (storage, erasure, destruction); for employees, § 611 of the German Civil Code (BGB) and Art. 145 of the Bavarian Civil Service Act (BayBG) in conjunction with Art. 103 through Art. 111 of the Bavarian Civil Service Act (BayBG), in particular Art. 110 of the Bavarian Civil Service Act (BayBG).
6. Further, we would like to inform you on your rights under the GDPR:

·          Where your personal data is processed, you have the right to access the personal data stored on you (Art. 15 of the GDPR, Art. 107 of the Bavarian Civil Service Act (BayBG), Art. 145(2) of the Bavarian Civil Service Act (BayBG) in conjunction with Art. 107 of the Bavarian Civil Service Act (BayBG), § 3(6) of the TV-L (Collective Agreement for the Civil Service of the German Länder), § 3(6) of the TV-Ärzte (Collective Agreement for Physicians), § 6(1) of the TVA-L BBiG (Collective Agreement for Apprentices of the German Länder in Apprenticeship Training pursuant to the Vocational Training Act), and § 6 of the TV-Prakt-L (Collective Agreement for Trainees in Public Service.

·          Where inaccurate personal data has been processed, you have the right to demand rectification (Art. 16 of the GDPR).

·          Provided the legal requirements have been met, you have the right to demand that your data be erased or processing of your data be restricted, or to object to processing of personal data (Art. 17, 18 and 21(1) of the GDPR).

·          In addition, you have a right to lodge a complaint with the Data Protection Officer of the Free State of Bavaria. Contact details:

If you want to exercise any of the above rights, the Technical University of Munich will verify whether the legal requirements have been met.