Ausländische Bewerber/innen und Beschäftigte

Informationen für ausländische Bewerberinnen/Bewerber

Für die Einstellung von Beschäftigten mit einer anderen als der deutschen Staatsangehörigkeit gelten besondere Voraussetzungen. Bevor ein Arbeitsvertrag geschlossen werden kann und eine Arbeitsaufnahme möglich ist, sind bestimmte Behördengänge und die Vorlage von Dokumenten und Formularen notwendig.

Beteiligung Verfassungsschutz

Vor der Einstellung an der Technischen Universität München ist es notwendig, dass der sog. Fragebogen zur Verfassungstreue bzw. Scientology ausgefüllt wird. Bei Bewerber/innen, die in speziellen Staaten geboren wurden oder die Staatsangehörigkeit eines dieser Staaten besitzen oder besessen haben, wird zusätzlich eine Anfrage beim Landesamt für Verfassungsschutz zur Überprüfung der Verfassungstreue von Seiten der Personalabteilung gestellt. Diese Anfrage erfolgt aufgrund der Bekanntmachung der Bayerischen Staatsregierung über die Pflicht zur Verfassungstreue im öffentlichen Dienst und kann einige Zeit in Anspruch nehmen (ca. 2 Wochen).

Beantragung eines Aufenthaltstitels

Staatsangehörige aus Nicht-EU/EWR-Staaten benötigen für die Beschäftigung an der Technischen Universität München einen gültigen Aufenthaltstitel.

Besonderheiten gibt es für das wissenschaftliche Personal.

Hinweis bzgl. der Beantragung bei der Ausländerbehörde der Landeshauptstadt München:

Bei der Ausländerbehörde der Stadt München wird in der Regel die "Fachberatung Hochschulen, Wissenschaft und Forschung" zuständig sein.

Für das wissenschaftliche Personal wird in der Regel ein Aufenthaltstitel für "wissenschaftliches Personal" (§ 18 b Aufenthaltsgesetz (AufenthG)) ausgestellt. Erfüllt die Person bestimmte Voraussetzungen (u.a. Erreichen einer bestimmten Einkommensgrenze), kommt die Beantragung einer "Blauen Karte EU" in Frage, die Vorteile bzgl. des Familiennachzugs und einer späteren Niederlassungserlaubnis bietet (§ 18 g AufenthG).

Beabsichtigt der/die Antragsteller/in einen Aufenthaltstitel nach dieser Grundlage zu erhalten, so ist im Online-Antrag der Ausländerbehörde der Stadt München unter "Bitte Zutreffendes auswählen" die Alternative "Wissenschaftliche Mitarbeiter*in" auszuwählen.

Ist die einzustellende Person ausschließlich mit Forschungsaufgaben betraut oder als Gastwissenschaftler/in tätig, kann ein Aufenthaltstitel für "Forscher*in mit Aufnahmevereinbarung" (§ 18 d AufenthG) oder "Gastwissenschaftler*in mit Aufnahmevereinbarung" (§ 18 f AufenthG) in Frage kommen. 

In diesem Fall ist im Online-Antrag der Ausländerbehörde der Stadt München unter "Bitte Zutreffendes auswählen" die Alternative "Gastwissenschaftler*in oder Forscher*in mit Aufnahmevereinbarung" auszuwählen und zusätzlich zwischen dem/der Vorgesetzten und dem/der Forscher/in eine Aufnahmevereinbarung abzuschließen.

Der Bewerber/die Bewerberin legt bereits bei der Auswahl im Online-Formular der Ausländerbehörde (ohne dass er es an dieser Stelle vermutlich weiß) fest, auf welcher Rechtsgrundlage die Überprüfung der Unterlagen erfolgt. Für die Ausländerbehörde ist es deshalb wichtig, dass die eingereichten Unterlagen auch zum beantragten Aufenthaltstitel passen.

Rückfragen werden auf Seiten der Ausländerbehörde generiert bzw. Anträge zurückgestellt, wenn nicht eindeutig erkennbar ist, welcher Aufenthaltstitel nun gewünscht ist: wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in oder Forscher/in. Im universitären Sprachgebrauch kann ein Forscher ein wissenschaftlicher Mitarbeiter sein und ein wissenschaftlicher Mitarbeiter auch ein Forscher. Da die Ausländerbehörde diese Begriffe aufgrund der ausländerrechtlichen Regelungen aber anders einordnet, ist o.g. Unterscheidung und die jeweils damit verbundene Vorlage der Unterlagen entscheidend.

Die Beschäftigungsstellen sind deshalb dazu angehalten, vorab mit den einzustellenden Personen zu klären, welchen Aufenthaltstitel sie beantragen werden. Dies ist beim Ausfüllen der "Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis" bei der Beschreibung der Tätigkeiten entsprechend zu beachten. Ebenso ist eine Aufnahmevereinbarung nur dann auszustellen, wenn die betreffende Person einen Aufenthaltstitel als Forscher/in beantragt.

Für den Erfolg der Beantragung sind einige Punkte zu beachten:

• Bearbeitungszeit der Ausländerbehörde einplanen
  
  Jede Beantragung eines Aufenthaltstitels ist mit gewissen Bearbeitungszeiten bei der Ausländerbehörde verbunden. Auch die Ausländerbehörde muss nach Überprüfung der eingereichten Unterlagen im Einzelfall Unterlagen bei Drittstellen (anderen Ausländerbehörden, Sicherheitsbehörden) anfordern. Die Bearbeitungszeit liegt deshalb im Durchschnitt bei der Landeshauptstadt München bei 10 bis 12 Wochen. Bitte beachten Sie diese Vorlauffristen bei Ihren Personalplanungen.
  
  
• Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis für die Beantragung eines Aufenthaltstitels für Fachkräfte mit akademischer Ausbildung (§ 18 b AufenthG)
  
  Die ausländerrechtlichen Regelungen sehen vor, dass für die Erteilung eines Aufenthaltstitels zur Ausübung einer Beschäftigung ein konkretes Arbeitsplatzangebot vorliegen muss. Dieses wurde bis Oktober 2023 mit einem "Letter of Intent" und dem Formular "Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis" nachgewiesen.
  
  Auf die Vorlage eines "Letter of Intent" wird jedoch nun verzichtet. Ebenso ist die in Einzelfällen geforderte Vorlage des Entwurfs eines Arbeitsvertrages nicht notwendig. Grund hierfür ist, dass als Nachweis für ein konkretes Arbeitsplatzangebot alleinig das Formular "Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis" genügt.
  
  Allerdings ist es zwingend erforderlich, dass die "Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis" als zentrales Dokument des Arbeitgebers von den Beschäftigungsstellen der TUM sorgfältig und vollständig ausgefüllt dem Bewerber/der Bewerberin zur Vorlage bei der Ausländerbehörde zur Verfügung gestellt wird. Die Angaben in diesem Formular dienen der Ausländerbehörde ganz wesentlich als Entscheidungsgrundlage. Fehlende bzw. unvollständige Angaben führen dazu, dass eine Bearbeitung nicht erfolgen kann und es zu massiven Verzögerungen in der Bearbeitung kommt. Zusätzliche Termine zum Nachreichen der Unterlagen müssen bei der Ausländerbehörde vereinbart werden. Bitte achten Sie daher unbedingt auf vollständige und korrekte Angaben. 
  
  Zur Unterstützung steht eine Ausfüllhilfe zum Formular "Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis" zur Verfügung.
  
  
• Versicherung zur Ausübung der Beschäftigung nach § 18 Abs. 2 Nr. 4a AufenthG
  
  Im Aufenthaltsgesetz (§ 18 Abs. 2 Nr. 4a AufenthG) ist vorgesehen, dass die ausländische Person und der Arbeitgeber versichern müssen, dass die Beschäftigung tatsächlich ausgeübt werden soll. Hierfür stellt das Kreisverwaltungsreferat das Formular "Versicherung zur Ausübung einer Beschäftigung" zur Verfügung, welches sowohl von der Beschäftigungsstelle als auch von der einzustellenden Person unterschrieben werden muss. Erfolgt die Antragstellung beim Kreisverwaltungsreferat, so ist dieses Dokument zusammen mit der nachfolgend genannten Vereinbarung bei der Online-Beantragung an der Stelle hochzuladen, an der der Arbeitsvertrag hochgeladen werden soll. Zukünftig ist vorgesehen, dass das Formular im Kontaktformular als eigener Punkt erscheint.
  
  
• Vereinbarung zwischen dem Kreisverwaltungsreferat der Landeshauptstadt München - Ausländerbehörde und der TUM bei Anträgen von Personen mit Wohnsitz in München
  
  Aufgrund einer gemeinsamen Festlegung zwischen dem Kreisverwaltungsreferat der Landeshauptstadt München und der TUM vom 18.10.2023 ist die Vorlage eines "Letter of Intent" und eines eventuell verlangten Entwurfs eines Arbeitsvertrages nicht mehr erforderlich.
  
  Diese Festlegung gilt zwar nur für Fälle im Zuständigkeitsbereich der Stadt München, jedoch ist für alle Ausländerbehörden die "Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis" das zentrale Dokument. Wir gehen daher davon aus, dass dieses Verfahren sinngemäß auf andere Ausländerbehörden übertragen werden kann und kein "Letter of Intent" mehr notwendig ist. Sollte im Einzelfall dennoch ein Letter of Intent gefordert werden, steht dieser weiterhin zu Verfügung.
  
  Da im Online-Beantragungsformular des Kreisverwaltungsreferats zwingend gefordert wird, einen "Letter of Intent" oder einen Arbeitsvertrag hochzuladen (Pflichtfeld), wurde vereinbart, dass stattdessen ein einheitlicher Verweis auf die genannte Vereinbarung vom 18.10.2023 hochgeladen wird.
  
  Die Vereinbarung mit TUM-Logo hat zum Ziel, auch einen Wiedererkennungswert für die Ausländerbehörde zu schaffen und die jeweiligen Sachbearbeiter/innen in der Ausländerbehörde auf die Marke "TUM" und die damit verbundenen getroffenen Festlegungen hinzuweisen.
  
  Zusammen mit der "Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis" benötigt deshalb der Bewerber/die Bewerberin die genannte Vereinbarung. 
  
  
• Aufnahmevereinbarung für einen Forschungsaufenthalt (§ 18 d bzw. 18 f AufenthG)
  
  Als vom Bundesamt für Migration und Flüchtlinge anerkannte Forschungseinrichtung kann die Technische Universität München mit ausländischen Forschern/Forscherinnen eine Aufnahmevereinbarung zur Durchführung von Forschungstätigkeiten abschließen. Diese Vereinbarung dient als Grundlage für die Erteilung eines Aufenthaltstitels gemäß § 18 d AufenthG bzw. § 18 f AufenthG. Die forschende Person kann unter Vorlage der Vereinbarung bei der zuständigen Ausländerbehörde eine Aufenthaltserlaubnis zum Zweck der Forschung beantragen.
  
  Hinweis für Vorgesetzte: 
  Vorgesetzte bestätigen mit ihrer Unterschrift, dass
  • feststeht, dass das Forschungsvorhaben durchgeführt wird, insbesondere dass über seine Durchführung von der TUM nach Prüfung des Zwecks, der Dauer und der Finanzierung abschließend entschieden worden ist,
  • die forschende Person dafür geeignet und befähigt ist, sowie über den in der Regel hierfür notwendigen Hochschulabschluss verfügt, der Zugang zu Graduiertenprogrammen ermöglicht, und
  • der Lebensunterhalt des Ausländers/der Ausländerin gesichert ist. 
    
  Treten trotz einer abgeschlossenen Aufnahmevereinbarung Umstände ein, die dazu führen, dass die Aufnahmevereinbarung nicht erfüllt werden kann, sind Vorgesetzte zur Vermeidung haftungsrechtlicher Ansprüche und Regressforderungen verpflichtet, dies der zuständigen Ausländerbehörde unmittelbar mitzuteilen. Gleiches gilt, wenn die Voraussetzungen für den Abschluss einer Aufnahmevereinbarung entfallen oder eine forschende Person ihre Tätigkeit, für die eine Aufnahmevereinbarung abgeschlossen wurde, vorzeitig beendet. 
  
  Das aktuelle Formular für die Aufnahmevereinbarung finden Sie auf der Internetseite des Bundesamts für Migragtion und Flüchtlinge.
  
  Achtung: Beantragt der Bewerber/die Bewerberin einen Aufenthaltstitel nach § 18 b AufenthG, so ist kein Abschluss einer Aufnahmevereinbarung erforderlich und dieses Dokument der Ausländerbehörde nicht vorzulegen.
  
  Die "Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis" muss im Einzelfall auch bei der Beantragung eines Aufenthaltstitels nach § 18 d bzw. § 18 f AufenthG vorgelegt werden. Die o.g. Ausfüllhilfe unterstützt dann auch in diesen Fällen. 
  
  
• Anerkennung der ausländischen Hochschule bzw. des ausländischen Abschlusses
  
  Bei ausländischen Hochschulabschlüssen ist den Einstellungsunterlagen ein Nachweis über die Anerkennung der ausländischen Hochschule und die Gleichwertigkeit des Abschlusses mit einem deutschen Hochschulabschluss vorzulegen. Die Nachweise werden auch für die Beantragung eines Aufenthaltstitels benötigt. Der Bewerber/Die Bewerberin bzw. der Beschäftigte/die Beschäftigte selbst ist für die Vorlage des Nachweises zuständig. Mit Hilfe der Datenbank Anabin kann die Anerkennung bzw. Gleichwertigkeit größtenteils festgestellt werden. Die Hochschule muss mit „H+“ vermerkt sein und der Abschluss muss einem Bachelor oder Masterabschluss gleichgestellt sein (Äquivalenzmerkmal „entspricht“ oder „gleichwertig“). Bewerberinnen und Bewerber, deren Hochschule und/oder Abschluss nicht in der Datenbank Anabin hinterlegt ist, können eine kostenpflichtige Zeugnisbewertung durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) beantragen. 
  
  Die Beschäftigungsstellen können bereits im Vorfeld – noch vor Einreichung der Einstellungsunterlagen – die Bewerber/innen bzw. Beschäftigten unterstützen und Hilfestellung beim Recherchieren in der Datenbank Anabin leisten. Ziel sollte sein, ein Ergebnis über die Datenbank Anabin zu erreichen, da eine Zeugnisbewertung durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen kostenpflichtig ist. Entsprechende Rechercheanleitungen sind auf der Internetseite der Datenbank Anabin zu finden.
  
  

Einstellung von ukrainischen Beschäftigten

Fehlende Unterlagen

Bislang gibt es keine Grundlage, die es der Technischen Universität München erlauben würde, auf die Vorlage von Nachweisen bzgl. des Abschlusses bzw. von Vorbeschäftigungen verzichten zu können. Eine Einstellung ist in der Regel dennoch möglich, allerdings haben fehlenden Unterlagen möglicherweise Auswirkungen auf die Eingruppierung und die Anrechnung von Vorzeiten.

Die ZAB bietet für Geflüchtete aus der Ukraine ein Plausibilisierungsverfahren bei fehlenden Dokumenten an. So können Antragstellende, die ihren Hochschulabschluss nicht durch Zeugnisse nachweisen können, bei festgestellter Plausibilität ebenfalls eine Zeugnisbewertung erhalten. Weiterführende Informationen hierzu finden sich auf der Internetseite der ZAB.

Aufenthaltstitel/Arbeitserlaubis

Für anlässlich des Krieges in der Ukraine nach Deutschland eingereiste Ausländer/innen wurden und werden Aufenthaltserlaubnisse zum vorübergehenden Schutz gemäß § 24 Abs. 1 AufenthG gewährt.
Für die Aufnahme einer Beschäftigung dieses Personenkreises an der TUM ist es notwendig, dass im Aufenthaltstitel der Vermerk "Erwerbstätigkeit erlaubt" hinterlegt ist. Mit der Ukraine-Aufenthaltserlaubnis-Fortgeltungsverordnung werden am 1. Februar 2025 noch gültige Aufenthaltserlaubnisse zum vorübergehenden Schutz (einschließlich ihrer Auflagen und Nebenbestimmungen) automatisch bis zum 4. März 2026 verlängert. Für eine Verlängerung müssen die Geflüchteten die zuständige Ausländerbehörde nicht aufsuchen.
Sollte ein/e Bewerber/in oder Beschäftigte/r also einen Aufenthaltstitel nach § 24 AufenthG besitzen, der am 1. Februar 2025 gültig war, so ist eine Beschäftigung (vorbehaltlich des Vorliegens der weiteren Einstellungs-/Befristungsvoraussetzungen) bis zum 4. März 2026 möglich.

Gastwissenschaftler/innen an der Technischen Universität München

Im Rahmen der Internationalisierung werden oft hochkarätige Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus dem In- und Ausland in definierten Zeitabschnitten befristet an der Technischen Universität München tätig oder kooperieren mit der Hochschule.

Die Gastwissenschaftler-Guidelines (Guidelines for domestic and foreign visiting scholars) machen die rechtlichen Rahmenbedingungen transparent. Das Rundschreiben vom 14. Oktober 2013 und die Anlagen in deutscher und englischer Sprache hierzu finden Sie hier.

Englische Dokumente und Übersetzungshilfen

Um nicht deutschsprachigen Beschäftigten den Einstieg an der TUM zu erleichtern, stehen einige Dokumente in englischer Sprache zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass es sich hauptsächlich um Übersetzungshilfen handelt. Rechtsgültig ist jeweils nur die deutsche Version.

Englische Übersetzungshilfen zu den Einstellungsunterlagen oder speziellen Themen (z.b. Werkvertrag) finden Sie im jeweiligen Ordner im Formulararchiv.

Weitere Angebote und Informationen

Ausführliche Hilfestellungen bieten Ihnen

• die Welcome Services des Hochschulreferates 3 - TUM Global and Alumni für internationale Wissenschaftler/innen, Forscher/innen, Professoren/innen und Postdocs,
• das Welcome Office der Graduate School für internationale Doktorandinnen und Doktoranden,
  
• das TUM Institute for Advanced Study (IAS).

Bei Fragen zum Beschäftigungsverhältnis stehen Ihnen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zentralabteilung 2 - Personal an den jeweiligen Hochschulstandorten (München: Referat 21 und Referat 22, Garching: Referat 23 und Weihenstephan: Referat 24) gerne zur Verfügung.