Office Manager (m/w/d)

27.03.2025, Nichtwissenschaftliches Personal

Der TUM Think Tank an der Hochschule für Politik (HfP) München sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine oder einen Office Manager (m/w/d). Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet und in Teilzeit (50%) zu besetzen.

Über uns

Die Stelle ist am TUM Think Tank an der Hochschule für Politik München angesiedelt. Der TUM Think Tank wurde im Jahr 2022 ins Leben gerufen, um den wechselseitigen Austausch und Wissenstransfer zwischen Universität und Gesellschaft, Wirtschaft und Politik zu stärken. Seine Mission umfasst u.a. Dialog-, Lern- und Experimentierräume zu schaffen, in denen Akteure aus Wissenschaft, Wirtschaft, Zivilgesellschaft und Politik kollaborativ an zentralen Herausforderungen unserer Zeit arbeiten und zukunftsorientierte Lösungsansätze entwickeln. Dabei stellen wir stets die doppelte Frage: (i) Wie können Technologien demokratisch, verantwortungsvoll und menschenzentriert gestaltet werden und (ii) wie können Technologien so eingesetzt werden, dass sie dem Wohle der Gesellschaft dienen.

Zu Ihren Aufgabengebieten zählen

• Allgemeine Back-Office Tätigkeiten wie z. B. Abwicklung des Schriftverkehrs bzw. E-Mails in deutscher und englischer Sprache, Terminkoordination, Protokollführung, Datenbankeingabe und -pflege u.a.

• Logistische Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Arbeitstreffen wie z. B. Raumbuchung, Cateringplanung, Kommunikation mit und Reiseplanung von
  (inter)nationalen Gästen

• Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen, Reisekostenabrechnungen, Rückerstattungen u.a.m.

• Unterstützung bei der Bearbeitung und Abwicklung von Forschungsprojekten (EU, nationale Förderungen, Stiftungen etc.)

Nach wem wir suchen

• Erfahrung und idealerweise einschlägige Ausbildung im Office Management (Arbeitspläne, Abrechnung, Fristenkontrolle, Post, interne und externe Kommunikation)

• Idealerweise Erfahrung in der administrativen Unterstützung von Forschungs- und/oder Transferprojekten

• Vertiefte Kenntnisse im Umgang mit gängiger Office Software (Word, Power Point, Excel, Teams, Zoom)

• Erfahrung in Teamarbeit, hohe Kommunikations- und Begeisterungsfähigkeit und ausgeprägtes Organisationstalent.

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens Niveau B2) in Wort und Schrift

Was wir Ihnen bieten

Freuen Sie sich auf eine spannende und vielfältige Aufgabe in einem hochmotivierten Team. Es erwartet Sie ein offenes und freundliches Arbeitsklima in einem kleinen, hochmotivierten Team, ein agiles Mindset und eine positive Fehlerkultur, Raum für die individuelle Weiterentwicklung und eine sinnstiftende Arbeit mit gesellschaftlicher Wirkung.

Der Arbeitsplatz mit modernen Co-Working Spaces an der Hochschule für Politik München befindet sich in zentraler Lage direkt am Königsplatz in München mit U-Bahn Anschluss. Ihre Arbeitszeiten können flexibel in Absprache mit der Geschäftsführung des TUM Think Tank gestaltet werden. Die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten besteht im Rahmen der hausinternen Vorgaben. 

Profitieren Sie von einem umfangreichen Weiterbildungs- und Hochschulsportangebot sowie den attraktiven Vorteilen des öffentlichen Dienstes. Zudem bezuschusst die HfP Ihre Mitgliedschaft bei Wellpass und dem Urban Sports Club, um Ihre Fitness und Ihr Wohlbefinden zu unterstützen.

Die Vergütung erfolgt in Abhängigkeit von Qualifikation und persönlicher Eignung leistungsgerecht bis zur Entgeltgruppe E6 TV-L.

Bewerbung

Falls wir Ihr Interesse geweckt haben, senden Sie bitte Ihre aussagekräftige Bewerbung (inkl. Motivationsschreiben, aktuellem Lebenslauf sowie Arbeitszeugnisse) bis spätestens 25.04.2025 bevorzug per E-Mail mit dem Betreff “Office Management TUM Think Tank” an
jobs@hfp.tum.de.

Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerber (m/w/d) bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Die Hochschule für Politik München strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt.

Ihr Ansprechpartner

Dr. Markus Siewert
Managing Director TUM Think Tank
Hochschule für Politik München
Richard-Wagner-Str. 1
80333 München
markus.siewert@hfp.tum.de

Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie unter:

https://www.hfp.tum.de/hfp/aktuelles/stellenangebote/datenschutzhinweise/

Kontakt: jobs@hfp.tum.de