Office / Event Manager (m/w/d) für das Munich Center for Machine Learning (MCML)

28.10.2024, Nichtwissenschaftliches Personal

Das Munich Center for Machine Learning (MCML) sucht zum 01.02.2025 in Teil- oder Vollzeit (50 – 100%) zunächst befristet auf 2 Jahre ein/e Office / Event Manager (m/w/d).

Über uns: Als eines der sechs KI-Kompetenzzentren in Deutschland ist das Munich Center for Machine Learning (MCML) eine gemeinsame Initiative führenden Forschern und Forscherinnen der Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU) und der Technischen Universität München (TUM). Das MCML wird vom Bundesministerium für Bildung und Forschung sowie der HighTech Agenda des Landes Bayern gefördert. Unser Ziel ist es, die Grundlagenforschung im Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI) und des Maschinellen Lernens (ML) voranzutreiben und eine starke Verbindung zu realen Anwendungen herzustellen.

Aufgaben:

• Office-Management von MCML (TUM-seitig), inkl. Korrespondenz, Unterstützung in administrativer Betreuung von Drittmittelprojekten
• Konzeption und Organisation von Veranstaltungen, inkl. Workshops, Tagungen, und Mitgliederversammlungen.
• Finanzmittelmanagement inklusive Controlling und Steuerung des Budgets der einzelnen Forschungsprojekte, Mittelanforderungen und Verwendungsnachweise, Mitwirkung bei Erstellung von Zwischen- und Abschlussberichten
• Eigenverantwortliche Erfassung, Kontierung und Verbuchung aller eingehenden Rechnungen unter Einhaltung aller Haushaltsvorschriften, der Beschaffungsregeln und aller Richtlinien der Drittmittelgeber
• Budgetcontrolling und Drittmittelmanagement verschiedener Großprojekte, u.a. selbständige Erarbeitung
• Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Stellenausschreibungen, Einstellungsformalitäten, Dienstreisen)

Anforderungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung z.B. im Verwaltungs-/Bürobereich
• Strukturierte, serviceorientierte und selbstständige Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office.
• Erfahrung in der Umsetzung interner und externer, wissenschaftsbezogener und öffentlicher Veranstaltungen
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Serviceorientierung, Teamfähigkeit sowie Flexibilität.
• Interkulturelle Kompetenz, z.B. erworben durch eigene Auslandsaufenthalte oder Arbeiten im internationalen Umfeld, ist wünschenswert.

Wir bieten Ihnen:

• Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit im Umfeld einer modernen Universität.
• Selbständige und verantwortungsvolle Arbeit in einem dynamischen, teamorientierten Umfeld mit wechselnden Herausforderungen.
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten sowie diverse Teamevents.
• Die Einstellung richtet sich nach den Vorschriften des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Angestrebte wird eine Eingruppierung, je nach Qualifikation, bis zu Gruppe E8.
• Flexible Arbeitszeiten in Abstimmung mit dem Team inklusive der Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten.

Sie sind ein Organisationstalent mit Leidenschaft für Events und Office Management und möchten Teil eines dynamischen, innovativen und motivierten Teams werden? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf). Bitte senden Sie Ihre Bewerbung (in eine einzige PDF-Datei) bis zum 10.11.2024 an Dr. Arielle Helmick (arielle.helmick@tum.de).

Kontakt: arielle.helmick@tum.de