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Vollzeit Team Assistenz am TUM Institute for Advanced Study
15.07.2024, Nichtwissenschaftliches Personal
Team Assistenz (m/w/d) für das TUM Institute for Advanced Study in Vollzeit
Das TUM Institute for Advanced Study (TUM-IAS) auf dem Forschungscampus Garching ist ein interdisziplinäres Forschungsinstitut der TUM für internationale Gastwissenschaftler*innen und beliebter Veranstaltungsort für wissenschaftliche Events. Unser Gebäude beherbergt zahlreiche Büros sowie Räumlichkeiten für Konferenzen und Workshops; des Weiteren verfügt das TUM-IAS über ein Gästehaus in Schwabing. Für unser Front Office suchen wir vielseitig talentierte Persönlichkeiten zur Verstärkung unseres dynamischen Teams. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist befristet für die Dauer von zunächst zwei Jahren eine Stelle als Teamassistenz (m/w/d) in Vollzeit zu besetzen.
Aufgaben:
• Ansprechperson für interne und externe Raumbuchungen (Konferenzräume und Büros), Koordi-nierung der Buchungstermine
• Allgemeines Gebäudemanagement (Verwaltung, Ansprechperson für Hausmeister, Reinigung, Techniker etc.)
• Unterstützung bei Veranstaltungen (Buchungen, Technikeinweisung in Konferenzräumen, Unterstützung des Eventmanagements)
• Finanzbuchungen
• Unterstützung bei der Betreuung des Gästehauses (Koordination Reinigungs- und Hausmeisterservice, Vermietung, Abrechnung, allgemeiner Unterhalt)
• Unterstützung des Management-Teams bei administrativen Aufgaben einschließlich Reisekostenabrechnungen
• Assistenz für den Wissenschaftlichen Direktor mit allgemeinen Sekretariatsaufgaben
Anforderungen:
• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung (oder vergleichbare Qualifikation)
• Berufserfahrung in der Büroorganisation bzw. Berufserfahrung im Hochschulbereich und/oder in der Verwaltung sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen sowie Technikaffinität
• SAP-Kenntnisse erwünscht
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gutes Organisationstalent und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Engagement sowie Service- und Kundenorientierung
Wir bieten ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem kommunikativen, interdisziplinären und internationalen Arbeitsumfeld. Die Vergütung erfolgt gemäß Qualifikation nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder bis zur Entgeltgruppe E8. Schwerbehinderte werden bei im Wesentlichen gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt eingestellt. Die TUM strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, qualifizierte Frauen werden deshalb nachdrücklich aufgefordert sich zu be-werben.
Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und relevante Zeugnisse) senden Sie bitte bevorzugt per E-Mail und in einer PDF-Datei bis zum 30.8.2024 an
Technische Universität München
Institute for Advanced Study
z. Hd. Dr. Ulrich Marsch
Lichtenbergstr. 2 a
85748 Garching
info@ias.tum.de
www.ias.tum.de
Tel.: 089 289 10565
Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt.
Hinweis zum Datenschutz:
Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine Stelle an der Technischen Universität München (TUM) übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu unsere Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise der TUM zur Kenntnis genommen haben.
Kontakt: Ulrich Marsch, info@ias.tum.de
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